Taitajien Toimipiste Oy:n tietosuoja- ja rekisteriseloste
Laadittu 24.5.2018
1. Rekisterinpitäjä
Taitajien Toimipiste Oy (jäljempänä ”Toimipiste.fi”)
Y-tunnus: 2840006-5
PL 114, 20701 Turku
Puhelin: 0400 278809
2. Tietosuoja-asioista vastaavan henkilön yhteystiedot
Toimitusjohtaja Harri Johansson
Taitajien Toimipiste Oy
Puhelin: 0400 278809
Sähköposti: info@Toimipiste.fi
3. Tietosuojaselosteen kuvaus
Tässä yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016/EU) 13 ja 14 artiklojen mukaisessa tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten rekisterinpitäjä käsittelee palvelun käyttäjien sekä palveluun rekisteröityneiden käyttäjien henkilötietoja.
4. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisteröidyistä kerätään ja käsitellään seuraavia henkilötietojen kategorioita:
- Rekisteröidyn yksilöinti- ja yhteystiedot, kuten nimi, sähköpostiosoite, postiosoite, puhelinnumero sekä henkilötunnus
- Muut palkanmaksun kannalta oleelliset tiedot mm.
- tieto palkanmaksutilistä
- ammattitieto
- pätevyystiedot tietyillä aloilla (esim. sähkötyöt)
- työsuhteen perusteella maksettaviin korvauksiin liittyvät tiedot (muun muassa verotustiedot ja matkaerittelyt esim. kilometrikorvauksista)
- tieto mahdollisesta yrittäjän eläkevakuutuksesta
- tieto mahdollisista palkanmaksua koskevista viranomaismääräyksistä, kuten ulosotosta
- Kuva (esim. rakennustyömaalla työskentelevän kuvallista ID-korttia varten)
- Tieto mahdollisesta suosittelijasta
- Asiointiin liittyvät tarpeelliset tunniste- ja tekniset käyttötiedot, kuten asiakaspalvelun puhelutaltiot, evästeet ja lokitiedot
5. Henkilötietojen säännönmukaiset lähteet
Henkilötietoja kerätään ja päivitetään rekisteröidyltä itseltään.
Rekisteröidyn suostumuksella henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös muualta, kuten rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilta tai viranomaisilta. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös ilman rekisteröidyn suostumusta lainsäädännön sallimissa tilanteissa.
6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja työn laskutuksen ja palkanmaksun prosessien sekä niihin liittyvien asioiden hoitamiseksi.
Henkilötietoja käsitellään lisäksi rekisterinpitäjän asiakasviestinnän toteuttamiseksi. Viestintää voidaan kohdistaa rekisteröityihin esimerkiksi sähköisesti, kuten sähköpostitse lähetettävillä uutiskirjeillä. Henkilötietojen käsittely perustuu tällöin rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun tiedottaa palvelun käyttäjiä rekisterinpitäjän ajankohtaisista asioista sekä tarjota palvelun käyttäjille palvelun käyttöön ja itsensätyöllistämiseen liittyviä etuja ja tietoa. Käyttäjällä on oikeus kieltäytyä viestinnän vastaanottamisesta olemalla yhteydessä Toimipiste.fi:n neuvontaan.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn palvelun käytön perusteella syntynyt oikeutettu etu sekä rekisterinpitäjän laskutukseen ja palkanmaksun hoitamiseen liittyvä lainsäädäntö.
7. Henkilötietojen luovutukset ja siirrot
Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja voidaan luovuttaa voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla tai rekisteröidyn suostumuksella viranomaisille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja, kuten verottajalle ja KELA:lle.
Lisäksi henkilötietoja voidaan siirtää sellaisille rekisteröidyn yhteistyökumppaneille, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun ja rekisterinpitäjän ohjeistamana. Rekisterinpitäjän yhteistyökumppanilla ei tällöin ole oikeutta käsitellä henkilötietoja omaan lukuunsa.
Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Tuolloinkin tietojen siirrossa noudatetaan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia.
Uutiskirjeiden lähettämiseksi siirretään mahdollisesti asiakkaan sähköpostiosoite ja nimi erilliseen asiakasrekisteriin. Tässä yhteydessä tietoa siirretään EU/ETA alueen ulkopuolelle Privacy Shield -sertifioidulle palveluntarjoajalle, joka on sitoutunut noudattamaan EU:n tietosuoja-asetusta allekirjoittamalla Privacy Shield -sopimuksen.
8. Henkilötietojen suojaaminen
Rekisterinpitäjällä on käytössä asianmukaisia teknisiä ja hallinnollisia tietoturvatoimenpiteitä henkilötietojen suojan varmistamiseksi. Henkilötietoja tallennetaan sekä sähköisiin tietokantoihin että manuaalisesti ylläpidettäviin aineistoihin. Sähköisesti käsiteltävät tietokannat on suojattu palomuurein, salasanoin ja muilla tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin. Manuaalisesti ylläpidettävät ja käsiteltävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.
Henkilötietoihin pääsevät käsiksi ainoastaan ne erikseen määritellyt ja yksilöidyt henkilöt, joiden tehtävien hoitaminen edellyttää rekisteriin tallennettujen henkilötietojen käsittelyä. Nämä henkilöt pääsevät järjestelmään henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla.
9. Henkilötietojen säilytysaika
Rekisteröidyn henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi huomioiden lainsäädännön tai muun viranomaislähteen määräämät velvoitteet, esim. kirjanpitolaki.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on rekisteröitynä seuraavat tietosuojalainsäädännön turvaamat oikeudet:
- Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista. Henkilötietojen korjauspyyntö tulee yksilöidä siten, että henkilötiedoissa oleva virhe voidaan havaita ja korjata helposti.
- Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen poistamista sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti.
- Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista sekä vastustaa henkilötietojen käsittelyä sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti.
- Rekisteröidyllä on oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen eli saada itseään koskevat henkilötiedot jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa, ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti.
- Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus kansalliselle tietosuojaviranomaiselle (Suomessa tietosuojavaltuutettu) tai muulle Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen tietosuojaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojensa käsittelyyn liittyviä lakisääteisiä oikeuksia on rikottu.
Rekisteröity voi osoittaa pyynnöt yllä mainittujen oikeuksiensa käyttämisestä tietosuoja-asioista vastaavalle yhteyshenkilölle (kts. kohta 2).
11. Tietosuojaselosteen muuttaminen
Rekisterinpitäjä kehittää liiketoimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissaan ja verkkosivuillaan osoitteessa www.toimipiste.fi. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Rekisterinpitäjä suosittelee palvelun käyttäjiä tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti ja aika ajoin uudelleen.
